一、建设背景

    近年来，随着营区档案规模的扩大，档案数量也逐日增多，种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。档案馆管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统来解决。

    利用RFID技术为基础。结合数据库技术、信号处理、微弱信号检测等技术，构建的实体档案信息管理系统，实现了实体档案的数字化管理和流通环节管理、档案仓库管理、提高了档案全部业务流程的精确监控管理。

二、建设目标

    通过对档案密集架层格及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助排架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后，可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图，为日常档案管理提供快捷的人机界面。

    档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用，应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。

    智能化库房管理系统对库房进行综合性、智能化管理过程。系统可与原有档案系统实现无缝衔接，并对库房进行模拟和综合管理功能。对档案实体采用RFID技术对档案实体进行智能化管理。

三、功能介绍

1、出入库管理

    要实现无缝衔接，实现对档案出入库的自动记录，包括自动登记档案的出入库时间、经手人情况、便于管理员及时了解档案出入库的情况信息。

2、档案上架

    要求通过档案上架操作自动生成档案的存放地址，实现档案实体与档案数据的自动关联。可自动对档案进行批量上架。

3、档案检索定位

    要提供档案检索功能，可根据查询的关键字对档案进行查询，在查询到所要查找的数据后，即可对档案进行定位跟踪，并通过点击查看档案目录和档案原文。

4、库房统计

    可自动统计每个库房已存放档案总量、还可存放档案数量、库房空置率情况等，也能自动统计各库房存放档案明细情况，如档案种类、全宗、保管期限、密级等，同时还可以将各个密集架的空置情况进行自动统计汇总。

5、档案盘点

    管理人员进行盘点作业时只需要通过RFID手持设备扫描。系统自动统计扫描数量，并与系统中根据日常操作记录得出的理论数据进行差异对比，并可查看差异的库位信息。

6、档案防盗

    在有需要的位置文件档案区域监测通道，监测文件档案通过的合法性，防止文件档案有意或无意被携带出档案馆或进入非法区域。

7、标签初始化

    电子标签初始化主要完成档案信息和电子标签的绑定，写入电子标签编码(EPC)，打印电子标签信息，绑定标签与档案，验证电子标签等流通前的基础工作。系统提供便捷的修改功能，可对电子标签信息进行修改，并将修改情况记录在系统中，同时还提供标签修改功能。

8、档案轨迹显示

    通过对电子标签位置的实时跟踪，自动生成电子标签的移动轨迹，并以图形化的形式进行展示。

四、系统特点

1、安全性高

    文件管理是非接触式的数据传送，在传递内容方面可以通过设置密码进行保护，使得传递的内容不会出现盗取和篡改的风险。

2、多个标签信息采集

    较之传统设备一次扫描一个标签的情况，RFID可以实现同时多个标签的扫描，这样可以大大提高文件的管理效率。

3、生命周期长

    RFID技术的防撞性好、防污染性高。它可以高效地预防使用过程中出现的水、油等化学性的浸污，而传统的文件管理在防范污染上无法进行实现。

4、工作量大

    可以轻易地穿透物质来进行数据信息的交换传递，而且数据的承载量巨大，可以很好地解决物品资料传送量的需求。

五、总结

    智慧档案管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术，以RFID作为信息存储媒介，利用手持终端、固定RF读写器、通道式RF读写设备，紧密配合后台数据库管理系统，全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时，管理系统能够与现有的监控系统进行联动管理，实现系统间的无缝对接。并且可实现多级部门之间档案信息的交换传递汇报。

    及时掌握文件动态，快速了解和处理突发事件，防范于未然，把控文件分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高文件分发、管理及保密工作效率，提升营区安全保密防范能力和信息化建设水平。